SALUD · ONCOLOGÍA
En el Instituto Mario Penna, el cierre pasó de 30 días a menos de una semana.
La controladuría de un instituto hospitalario con hospitales, centros de investigación y unidades de negocio distintas, saliendo de la hoja de cálculo.
Jussara Braga, controller
El punto de partida
Una institución hospitalaria con más de cinco décadas de operación carga restricciones que pocos entornos corporativos conocen: unidades de negocio diversas, procesos contables múltiples y rutinas manuales que convierten el cierre en un cuello de botella recurrente.
En el Instituto Mario Penna, el ciclo mensual dependía mayoritariamente de hojas y tablas en Excel. El cálculo de resultados —en una institución que opera hospitales, centros de investigación y unidades de negocio distintas— exigía verificaciones cruzadas que extendían el cierre por 30 días, hasta la entrega del paquete gerencial a la dirección.
El costo no era el plazo
Era lo que consumía el plazo. El equipo de controladuría pasaba la mayor parte del mes recogiendo, validando y formateando datos, y quedaba poco espacio para análisis de desvío, proyección y apoyo a la dirección.
La dependencia de un proceso manual volvía lenta la construcción de los reportes que la propia controladuría necesitaba, lo que perjudicaba la visibilidad de los números y, en consecuencia, la decisión ejecutiva.
Lo que el sector exigía
La elección combinó requisitos comunes a cualquier operación grande con especificidades del hospital. Lo central era consolidar datos provenientes de hospitales, centros de investigación y unidades de negocio distintas, en lugar de la recolección y el cruce manual que sostenían el proceso.
Después, la automatización de los informes gerenciales recurrentes: reportes, indicadores y comparativos entre presupuesto y real generados en la propia plataforma. Y la integración con el ERP en operación en la institución, para que el dato fluyera de forma continua entre el sistema transaccional y el entorno de consolidación.
El resultado
El ciclo que consumía 30 días pasó a concluirse en menos de una semana, con un aumento del 80% en eficiencia. La reducción no vino de acelerar tareas: vino de eliminar etapas enteras de verificación manual entre hojas, que dejaron de existir cuando la consolidación pasó a ejecutarse directo en la plataforma.
El segundo cambio fue de alcance. La controladuría pasó a entregar insights, indicadores, gráficos, simulaciones de escenarios, presupuestos, proyecciones y estados financieros, además del comparativo entre presupuesto y real. El equipo, antes ocupado con la consolidación, ganó capacidad de análisis.
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